Những kỹ năng cần thiết dành cho nhà quản trị văn phòng

Để thành công trong lĩnh vực quản trị văn phòng bạn cần phải có được những tố chất nhất định. Dưới đây là những kỹ năng cần có nếu bạn xác định làm về lĩnh vực này.

Xã hội phát triển, với khối lượng công việc ngày càng nhiều hầu hết mọi doanh nghiệp đều cần đến một nhà quản trị văn phòng có nhiều kỹ năng, kinh nghiệm, chuyên môn và sự nhiệt tình trong công việc. Tuy nhiên muốn trở thành một nhà quản trị giỏi các bạn cần phải chú ý đến những kỹ năng dưới đây.

Thành thạo mọi nghiệp vụ văn phòng

Công nghệ thông tin ngày càng phát triển, hệ thống máy móc ngày càng hiện đại thì chúng ta không còn phải cắm mặt vào đống tài liệu, lưu trữ tài liệu và ghi ghi chép chép nữa. Tất cả công việc sẽ được thực hiện trên hệ thống máy tính. Vì vậy vai trò của người quản trị văn phòng vô cùng cần thiết và cần trang bị cho mình những kiến thức về máy móc như máy tính, nghiệp vụ văn phòng, sử dụng thành thạo các thiết bị hỗ trợ như máy chiếu máy in, máy phô tô, máy fax…

Có kỹ năng quản lý nhân sự

Công việc của nhà quản trị văn phòng sẽ thường xuyên phải tiếp xúc với những con người. Nếu bạn giữ vai trò ở vị trí quản lý như trưởng phòng hay giám đốc nếu như không có những kỹ năng về quản trị con người, điều phối công việc thì sẽ rất khó có thể thành công trong lĩnh vực này.

Kỹ năng quản lý dự án

Mỗi công việc đặc thù cần có kỹ năng chuyên môn, nhất là đối với người quản trị văn phòng, đôi  khi công việc của họ là giám sát, đánh giá và nhận xét công việc của các nhân viên khác. Chính bởi vậy, nếu không có kỹ năng chuyên môn thì họ sẽ không thể nào hoàn thành tốt công việc của mình.

Kỹ năng điều hành cuộc họp

Nhà quản trị văn phòng có nhiệm vụ bố trí và sắp xếp công việc, lên lịch và nội dung họp tại cơ quan, thông báo đầy đủ về thời gian cũng như địa điểm, duy trì cuộc họp. Đặc biệt tại nhiều cuộc họp nhà quản trị văn phòng còn đóng vai trò là chủ tọa.

Kỹ năng tổ chức

Vị trí quản trị văn phòng luôn tách biệt với những vị trí khá như cán bộ công đoàn, nhân viên hành chính văn phòng. Tuy nhiên ở những công ty nhỏ thì vị trí này sẽ kiêm luôn cả công đoàn, khuấy động và tổ chức các hoạt động của tập thể, tổ chức các sự kiện cho công ty. Vì vậy bạn cũng nên trang bị cho mình những kỹ năng tổ chức.

Mỗi vị trí sẽ có những chức năng nhiệm vụ khác nhau tuy nhiên vị trí của quản trị văn phòng thường không có công việc cụ thể, gần như sẽ phải bao quát tất cả và nắm bắt được mọi việc xảy ra nơi mình làm việc. Bên cạnh việc quản lý những hệ thống giấy tờ thì một nhà quản trị văn phòng cần phải dung hòa giữa các bộ phận với nhau và mối quan hệ của nhân viên đều cần phải mang lợi nhuận về cho công ty.